Não podemos negar – toda empresa terá, em algum momento, casos de inadimplência. Mas se este problema atinge o seu negócio, a principal medida é buscar formas de registrar e notificar o seu devedor, buscando a recuperação do crédito cedido. Neste sentido, duas soluções podem ajudar – e muito – nas suas ações de cobrança: a Negativação em Lote e o Tombamento de Base.
A seguir, você conhece um pouco mais sobre elas e como realizar os dois processos junto aos bureaus de crédito. Boa leitura!
Negativação em Lote – o que é e quais suas funções?
A Negativação em Lote é um dos tipos de integração entre sistemas das empresas e os bureaus de crédito. É um processo digital, que permite a transação de dados entre, por exemplo, a plataforma de cobrança e vendas do seu negócio e a base dos serviços de proteção ao crédito.
Esta conexão traz muito mais agilidade para as operações da empresa, especialmente se você tem um grande volume de clientes devedores. Além disso, otimiza o tempo da sua equipe, que poderá contar com processos automatizados de inclusão ou exclusão de inadimplentes da base dos bureaus.
Entre as formas de utilização da Negativação em Lote, destacamos:
Registro de múltiplas dívidas e clientes em apenas um envio de informações:
Imagine o seguinte cenário: sua empresa tem, no momento, um número considerável de clientes inadimplentes. Se você deseja incluí-los nos órgãos de proteção ao crédito e negativá-los, o modelo em Lote vai trazer muito mais facilidade ao processo!
Ao invés de precisar acessar externamente o site ou plataforma do bureau contratado, registrando as dívidas individualmente, a ação poderá ser realizada de uma só vez, incluindo todos os clientes que precisar em um único envio de informações.
Automatização das ações de cobrança:
Com a integração, o sistema captura todas as informações necessárias para a negativação (dados da dívida e do comprador), informando aos servidores que aquele é um registro de inadimplência.
Ou seja, com a implementação da Negativação em Lote, via conexão com os bureaus, a empresa pode realizar suas ações de registro de devedores e envio de notificações dentro da própria plataforma financeira. Ao invés de precisar acessar ferramentas externas, você terá os serviços de proteção ao crédito “embutidos” dentro da sua estrutura.
A exclusão da negativação também pode ser automatizada!
Você sabia que, assim como a inclusão de uma dívida e negativação nos bureaus, a exclusão dos dados do cliente – em caso de quitação do débito – também são de responsabilidade da sua empresa?
Se a pendência foi paga, o credor tem até 72 horas para retirá-la da base de negativados. Com a integração da Negativação em Lote, você poderá automatizar essa ação! Ao dar baixa em uma dívida no seu sistema de Contas a Receber, essa informação será transmitida ao órgão de proteção ao crédito, que encerrará aquele registro.
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Mais segurança no processo de negativação:
Além dos benefícios citados acima, a integração traz, também, mais segurança para as operações da sua empresa. Em tempos de LGPD, com a proteção de dados pessoais cada vez mais necessária, é fundamental contar com ferramentas que diminuam a necessidade de tratamento manual de informações. A transmissão acontece diretamente entre sistemas, diminuindo, também, as chances de vazamento de dados ou equívocos no registro.
Como implementar a Negativação em Lote?
Por se tratar de uma integração entre servidores e plataformas, você precisará do apoio de um programador ou profissional da área de TI para realizá-la. Ele receberá orientações técnicas da empresa de bureau de crédito para a implementação correta da transmissão.
O bureau contratado pela sua empresa será responsável por fornecer todos os arquivos digitais necessários para realizar o processo. Nesta etapa, você receberá um número de registros/negativações gratuitos, para realizar testes e ajustes.
Após a homologação/aprovação da integração entre os sistemas, você receberá as credenciais de acesso e poderá iniciar a utilização das negativações em lote.
Tombamento de Base
O Tombamento de Base é o processo que possibilita o espelhamento ou transferência de registro e negativações de um birô de crédito para outro – seja por uma substituição do serviço contratado ou para mantê-los em duas bases distintas.
Como já explicamos aqui no site, são quatro os principais bureaus de crédito no Brasil: Boa Vista SCPC, Serasa, SPC e Quod. Mas apesar de terem serviços semelhantes, estas companhias não compartilham dados entre si.
Desta forma, muitas empresas optam por manter registros dos seus clientes inadimplentes em mais de uma base ao mesmo tempo. Não só você informará a uma parcela maior do mercado sobre a dívida, como também poderá aumentar as chances de recuperação, estimulando o cliente a quitar a pendência. Além disso, você não precisará realizar novos registros manuais de cada cliente.
É importante saber, também, que no momento em que uma empresa cancela o contrato com um bureau de crédito, todos os registros de inadimplência realizados são excluídos. Por isso a importância de transferir, ou “tombar” a base de negativações entre um prestador de serviço e outro caso opte pela troca.
Atenção ao envio de comunicados ao cliente inadimplente!
Se você tem um cliente inadimplente e deseja cadastrar a dívida nos serviços de proteção ao crédito, é direito do consumidor ser avisado sobre a inclusão. E atenção: a comunicação deve ser feita por meio escrito – contatos por telefone, por exemplo, não são válidos legalmente!
Se você optar por realizar o tombamento de registros entre birôs, porém, é preciso estar atento! Ao transferir a negativação para outro serviço de proteção ao crédito, o cliente não necessariamente receberá uma nova notificação. Verifique junto ao novo bureau contratado quais as opções disponíveis de comunicação, se terá custos adicionais ou poderá ser realizada gratuitamente.
Como realizar o Tombamento de Base?
Para realizar a transferência dos registros, você deverá verificar a disponibilidade deste serviço junto ao seu novo bureau de crédito.
Caso esteja disponível, você receberá todos os arquivos digitais necessários para o tombamento dos dados – os chamados “Layouts”, um tipo de planilha onde constarão todos os dados do cliente inadimplente, bem como das dívidas registradas.
Com o arquivo preenchido, o bureau será responsável por incluir todas as informações na base de negativados, efetivando o processo de tombamento.
Tem dúvidas sobre como estruturar o processo de cobrança da sua empresa e quais ferramentas utilizar? Podemos te ajudar!
Esse conteúdo é uma base para que você aprimore a Política de Cobrança do seu negócio, conhecendo novas ferramentas e aplicando ações de forma mais segura e assertiva. As medidas a serem tomadas precisam atender às suas necessidades e dos seus clientes. Portanto, não há fórmula pronta!
Se você tem dúvidas sobre como estruturar esse processo na sua empresa, entre em contato com o time de especialistas da ACP!
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