As vendas com cartão estão cada vez mais populares. De acordo com a Minsait, 81,6% dos consumidores brasileiros utilizam esse meio de pagamento. Somos os maiores usuários de cartões da América Latina e, só no ano passado, movimentamos mais de R$1,8 trilhão em transações. Em 2020, esse mercado continuará a crescer

De fato, quem não aceita cartões está deixando de aumentar as vendas. Por outro lado, aqueles que já oferecem essa modalidade precisam de controle completo, a fim de evitar possíveis perdas financeiras.

Isso mesmo: todas as vendas com cartão estão sujeitas à falhas. Sem o devido controle, lojistas desatentos perdem dinheiro com taxas indevidas, estornos, entre outros problemas. Em alguns casos, as perdas podem corresponder a 3% da receita mensal. 

 

Como funcionam as vendas com cartão

Pagamentos com cartão representam mais comodidade e segurança, tanto para os consumidores quanto para os lojistas. Mas, nem todo empreendedor sabe como essas operações funcionam, enfrentando problemas na hora de controlar as vendas. 

Se esse é o seu caso, preste atenção nos 4 pontos a seguir: 

 

  1. Equipamentos

Toda venda com cartão é realizada a partir de equipamentos conhecidos como POS ou TEF. 

O POS é a famosa “maquininha”, um aparelho portátil, sem fio e sem conexão com o PDV. É utilizado em situações que necessitam de mobilidade, como entregas do iFood, por exemplo. 

O TEF, por sua vez, é conectado por um fio ao PDV. Supermercados, padarias e farmácias são as lojas que mais utilizam esse tipo de equipamento. 

 

  1. Partes envolvidas

Ao realizar uma venda no cartão, muitos lojistas pensam que as únicas partes envolvidas são o cliente e seu próprio negócio. Na verdade, esse tipo de operação também envolve:

 

  • Bandeiras: responsáveis por coordenar o sistema de aprovação com o adquirente e emissor;
  • Emissoras: além de emitir o cartão, definem os limites, aprovam as transações, emitem faturas e cobram os portadores;
  • Adquirentes (ou operadoras): fornecem a base operacional, fazendo a comunicação do estabelecimento com a bandeira. São elas que alugam as maquininhas e repassam o valor das vendas descontando as tarifas.
  • Bancos: onde será depositado o valor das suas vendas, já descontadas as tarifas. 

 

Toda vez que seus clientes realizam pagamentos com cartão, seu POS ou TEF troca informações financeiras com as adquirentes, bandeiras e emissoras para autorizá-los ou não.

 

  1. Taxas e tarifas

Em todos as vendas com cartão são descontadas uma ou mais taxas referentes aos serviços prestados pelas operadoras. As principais cobranças são:

  • Aluguel da máquina: cobrada mensalmente para que o lojista possa utilizar o equipamento;
  • Taxa do cartão: cobrado a cada venda, podendo variar se essa for realizada via débito ou crédito;
  • Taxas de antecipação: cobrada pelas operadoras que antecipam o pagamento;
  • Taxa de parcelamento: cobrada nas vendas realizadas à prazo. Essa modalidade é vantajosa para os consumidores, mas, para os lojistas pode não ser tão interessante, visto que implica em mais um custo. 

 

  1. Prazo de pagamento

O valor de cada venda não é depositado automaticamente na conta do lojista. Geralmente, o prazo de pagamento é de 1 dia para transações no débito, e de 30 dias para transações no crédito. 

Perceba como é importante controlar as vendas nesse contexto, a fim de manter o fluxo de caixa sempre positivo. Quando falamos em vendas parceladas, esse controle precisa ser ainda mais rigoroso. 

 

 

Vantagens dos pagamentos com cartão

Apesar de complexas do ponto de vista operacional, as vendas com cartão oferecem uma série de vantagens, entre elas: 

  • Transferência do risco de inadimplência às operadoras financeiras, dando mais segurança à empresa;
  • Facilidade na previsão de recebimentos, uma vez que ficarão a encargo da operadora, e não do consumidor;
  • Praticidade para o cliente, aumentando as chances de recompra. Quando oferecemos poucas opções de pagamento, podemos perder boas oportunidades de negócio. 

 

Mas, será que as vendas com cartão oferecem alguma desvantagem? Clique e confira!

 

Conciliação: controlando as vendas com cartão

Talvez você esteja se perguntando: o que fazer quando as vendas com cartão não batem

Bem, o primeiro passo é confrontar o extrato das vendas com os valores pagos pelas operadoras. Esse processo é o que chamamos de conciliação de cartões. Nele, devemos analisar se:

  • Os valores repassados estão corretos e dentro do prazo;
  • As taxas cobradas são as mesmas que foram negociadas;
  • O aluguel da máquina está no valor e na frequência acordada;
  • Houveram vendas duplicadas ou cancelamentos;
  • Existem cobranças indevidas de serviços não contratados.

 

Por que verificamos todas essas informações?

Para evitar prejuízos financeiros. Falhas nas operações com cartão são muito comuns. Portanto, precisamos ter certeza de que as operações foram realizadas conforme o esperado. 

Podemos, ainda, dividir esse processo em 3 momentos: conciliação das vendas, conciliação dos recebimentos e conciliação bancária.

Na conciliação de vendas, validamos as informações registradas no sistema de gestão com as informações fornecidas pelas operadoras.

Já na conciliação de recebimentos, como o nome sugere, analisamos os recebíveis, ou seja, os valores previstos no fluxo da caixa. 

Por fim, na conciliação bancária, verificamos o extrato da conta bancária da empresa, confirmando o pagamento por parte das operadoras. 

 

Problemas e soluções

Se a sua empresa já realiza pelo menos uma dessas etapas, já está no caminho certo. Contudo, se esse ainda não é o seu caso, você poderá enfrentar problemas como:

  • Alto índice de estorno (chargeback);
  • Grande número de vendas não confirmadas;
  • Dinheiro na conta com valores errados;
  • Cobrança de taxas indevidas;
  • Operações sujeitas a fraudes;
  • Prejuízos financeiros.

 

Quando o volume de vendas é pequeno, dedicar algumas horas do dia para confrontar as informações parece plausível, não acha? Você, ou alguém da sua equipe, irá conferir cada uma das vendas, inclusive aquelas sem nenhum tipo de divergência, para garantir que os pagamentos com cartão ocorreram como esperado. 

Por outro lado, quando o volume de vendas é maior, conciliar as vendas manualmente é desafiador (para não dizer impossível!). Nisso, os sistemas de conciliação automática entram como grandes aliados. 

 

Como funciona a conciliação automática de cartões

A conciliação automática utiliza um software específico, que confere os arquivos de vendas do PDV e os extratos das vendas, financeiros e bancários. O processo é muito mais rápido, prático e detalhado que a conciliação manual, reduzindo as chances de erro.

Entre os arquivos e extratos analisados pelo sistema, estão: 

  • Arquivo de vendas: informações gerais como data, valor, forma de pagamento e parcelamento;
  • Extrato de vendas: código de autorização, NSU, máscara do cartão, previsão de pagamento de cada parcela e lote da operação;
  • Extrato financeiro: informa cancelamentos e chargebacks, assim como pagamentos e antecipações realizadas pelas operadora;
  • Extrato bancário: é o arquivo disponibilizado pelo banco onde podemos observar transferências, pagamentos e demais movimentações. 

 

Os benefícios da conciliação automática

A praticidade e a economia de tempo são os primeiros benefícios percebidos pelos adeptos da conciliação automática. Mas, as vantagens também são sentidas no bolso.  78% das empresas que utilizam esse sistema descobrem divergências em suas operações.

O que causa esse problema são falhas por parte das operadoras que, além de cobrar taxas indevidas, podem deixar de efetuar pagamentos. 

Sem o devido controle, você corre o risco de perder até 3% da sua receita, todos os meses. Já parou pra pensar o quanto isso representa para o seu negócio? 

Com a conciliação automática de cartões, você irá: 

  • Comparar o que foi vendido com o que foi realmente capturado pela operadora;
  • Detalhar as taxas acordadas;
  • Visualizar os prazos de pagamento;
  • Identificar descontos e inconsistências entre os dados de vendas;

 

Não perca seu dinheiro! 

O conciliador automático permite um controle rigoroso nas vendas com cartão. Quando integrado com o PDV, as chances de falha são reduzidas, pois todas as transações são registradas e detalhadas. 

Além disso, a conciliação automática facilita e agiliza a gestão financeira. Pense bem: quanto tempo você dedica, hoje, às planilhas? Será que esse tempo não poderia ser investido em outra atividade? 

O número de pagamentos com cartão vai continuar aumentando. Portanto, você precisa investir em tecnologia não apenas para evitar perdas, como também, para continuar crescendo


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