Compras, vendas, contratações, demissões, retiradas, financiamentos… Todas as movimentações de uma empresa devem estar na ponta do lápis, ou melhor, no sistema de gestão.
Um bom controle financeiro envolve manter todas as contas a pagar e todas as contas a receber em dia. Dessa maneira, você programa melhor as despesas e os investimentos, mantendo a empresa sempre saudável.
Um rigoroso controle de pagamentos evita surpresas, pois você saberá quando seus clientes irão lhe pagar, de que maneira e, caso estejam inadimplentes, o que fazer em seguida.
Contas a pagar x contas a receber
As contas a pagar e a receber medem a saúde financeira de uma empresa.
Apesar dos nomes parecidos, as funções são bem diferentes. Veja:
O que são contas a pagar?
Contas a pagar são as obrigações financeiras que a instituição assume com seus colaboradores e fornecedores, assim como as obrigações tributárias.
Alguns exemplos seriam:
- Compra de mercadorias ou matérias-prima;
- Pagamento de salários e benefícios
- Pagamento de tributos;
- Manutenções.
E o que são contas a receber?
As contas a receber, por sua vez, são as quantias em dinheiro que clientes ou fornecedores devem para a empresa, tanto nas vendas à vista como nas vendas à prazo.
O ideal é que um negócio tenha mais contas a receber do que contas a pagar. Caso contrário, ela terá mais dívidas do que receita.
O fluxo de caixa dirá se a sua empresa possui mais contas a receber ou a pagar.
A importância do controle de contas a receber
Como dissemos, uma gestão financeira eficiente prevê cenários e facilita planejamentos de longo prazo.
Se você pretende comprar um novo equipamento, por exemplo, precisa avaliar se terá “fôlego” para isso.
Melhorando a gestão de contas a receber, você saberá:
- Quantas contas estão em aberto e qual é o montante;
- Quais são as contas vencidas e a vencer;
- Quem são os clientes que não pagam em dia;
- Quais clientes são responsáveis pela maior parte do seu faturamento;
- Programar suas cobranças;
- Melhorar seu fluxo de caixa.
Como estruturar o contas a receber
O primeiro passo para estruturar o contas a receber é criar uma rotina.
Defina um horário do dia para preencher uma planilha contendo:
- Nome do cliente;
- Código ou número de identificação da compra realizada por ele;
- Data da compra;
- Vencimento do pagamento;
- Número de parcelas (quando houver);
- Tipo de pagamento (cartão, boleto, cheque…);
- Valor da compra;
- Status (recebido / a receber).
Em um sistema de gestão, esse processo será automático, pois a inteligência por trás dessa tecnologia consegue identificar o andamento de cada uma das contas em aberto.
Feito isso, acompanhe mês a mês os resultados, a fim de identificar pontos de melhoria e otimizar a estratégia financeira.
5 dicas para colocar em prática ainda hoje
Agora vamos as dicas! O que você pode fazer hoje para melhorar a gestão de contas a receber?
1. Organizar os processos
Tudo em nossas vidas precisa de organização. No seu guarda-roupa, por exemplo, provavelmente as roupas estão de um lado e os sapatos do outro. As peças íntimas estão em uma gaveta e acessórios na outra… O mesmo deve ser feito com os recebíveis da sua empresa.
Utilize uma planilha para anotar as vendas realizadas, sinalizando o número de parcelas, a data de vencimento e o status da negociação.
Faça uma lista daqueles clientes que costumam pagar antecipadamente e daqueles que pagam atrasado. Para estes, é bom determinar um período de espera e uma estratégia de cobrança.
2. Cobrar quem te deve!
E por falar em cobrança, muitos empreendedores não sabem como cobrar os clientes.
Não deixe que o medo ou a vergonha atrapalhe as suas finanças! Afinal, sua empresa precisa recuperar o crédito, isto é, recuperar o dinheiro concedido.
Determine uma régua de cobrança, adotando as estratégias que achar mais pertinentes ao seu negócio.
Você sabe como funciona o SCPC?
3. Calcular o índice médio de inadimplência
Você sabe quais dos seus clientes estão com os pagamentos em dia?
Qual é o índice de inadimplência da sua empresa?
Ter consciência desses números permite projetar o fluxo de caixa com mais precisão, sem superestimar as contas a receber.
Se o número de clientes inadimplentes for muito então, então, você precisa rever (ou estabelecer) uma política de cobrança, o que nos leva de volta ao item anterior.
4. Analisar o score dos seus clientes antes de oferecer crédito
Essa é outra maneira de controlar a inadimplência e melhorar a gestão de contas a receber.
Analisar o score é avaliar a pontuação de crédito do consumidor na praça. Quando um cliente honra seus compromissos financeiros, ele possui uma boa pontuação. Mas, se ele paga as contas sempre em atraso ou deve para outras empresas, seu score será mais baixo.
Fique de olho nessa dica! Ela pode te salvar de maus negócios.
5. Investir em tecnologia
Atualmente, as empresas podem contar com uma série de sistemas ERP para melhorar a gestão financeira. Esses programas costumam emitir relatórios completos, facilitando o monitoramento diário de contas a receber.
Benefícios da gestão de contas a receber
Quando a empresa tem um bom controle de recebimentos, ela sabe quando e o quanto poderá reinvestir no próprio negócio.
Além disso, poderá desenvolver estratégias de cobrança mais eficazes, pois saberá exatamente quantos clientes da sua carteira estão inadimplentes.
Como todos os setores de uma empresa estão conectados, uma gestão financeira de qualidade é a chave do sucesso.
Avalie como suas contas a receber estão hoje e reflita: se você não sabe o quanto vai ganhar hoje, como poderá investir no futuro?
