Quando uma empresa realiza, diariamente, um grande volume de transações, a automação financeira é essencial para aumentar o controle e facilitar a gestão

Esse processo não admite erros, pois uma pequena falha pode gerar grandes transtornos no futuro. Corrigir esse problema demanda tempo e, quanto maior a demora para identificar a diferença de caixa, maiores serão os riscos.

Esse receio impulsiona empresas de todos os portes a encontrarem soluções estratégicas – e é nesse ponto que a automação financeira entra como grande aliada.

 

O que é automação financeira?

 

Automação financeira é a automatização da gestão de recursos econômicos de uma empresa. Seu principal objetivo é alinhar e padronizar os processos, desde atividades operacionais e rotineiras à políticas de cobrança e geração de relatórios.

Como o registro das transações é diário e automático, as informações tendem a ser mais objetivas e transparentes. 

Além disso, fica mais fácil e rápido gerar boletos, identificar títulos, consultar e conciliar valores, por exemplo. 

 

Por que automatizar processos financeiros?

 

Vamos responder essa pergunta com uma reflexão: qual é o papel do setor financeiro?

Controlar o dinheiro“, um empreendedor diria. 

Reduzir os custos“, seria outra resposta.

Na verdade, a área financeira é tão responsável pela estratégia e competitividade de quanto a equipe de marketing e de vendas. Afinal, as análises realizadas por ela direcionam toda a atuação da empresa. 

Se os processos são truncados, se o tempo de resposta é lento, isso será refletido no negócio. 

Ao coletar informações com rapidez e acurácia, a automação financeira oferece dados preciosos para a tomada de decisão.

Informações como sazonalidade de vendas, clientes inadimplentes e rentabilidade de período são facilmente levantadas. 

Assim, sua empresa se torna mais ágil e inteligente que a concorrência. 

Parece ótimo, não acha? 

 

Como isso deve ser feito?

 

Digamos que as palavras acima foram muito convincentes e, agora, você quer investir em um sistema de automação financeira. 

Qual é a próxima etapa? Como automatizar os processos financeiros? É só comprar e instalar o ERP? 

Não!

Para adquirir um sistema de gestão financeira, você deve preparar o terreno – e isso será feito da seguinte maneira:

 

1. Mapeamento

O primeiro passo é mapear todos os processos que envolvem o departamento financeiro. Avalie quais operações atualmente manuais poderiam ser beneficiadas com a automação. 

2. Digitalização

O próximo ponto é migrar as informações financeiras do papel para o ambiente digital – a não ser aquelas que realmente precisam estar impressas e arquivadas offline. 

3. Integração

Por último, mas não menos importante, está a integração. Aqui, você irá conectar o software de gerenciamento com outros sistemas utilizados pela sua empresa. O programa da sua conta bancária é um deles, por exemplo.

Nessa etapa não há muito segredo, pois a maioria das ferramentas de gestão financeira já oferece a opção de integração. 

 

Quais são as ferramentas de automação financeira?

Encontramos no mercado diversas ferramentas de automação financeira, cada uma com uma função diferente. Entre elas, estão:

1. Plataformas de pagamento online

Os meios de pagamento digital são uma tendência forte no mercado. Talvez, no futuro, o dinheiro em papel deixe de existir. Mas, enquanto isso, você já pode preparar sua empresa para vender com cartões de crédito e débito, boletos, transferências e carteiras virtuais. 

As plataformas mais conhecidas são PagSeguro, PayPal, Mercado Pago e PicPay. 

2. Emissor de notas fiscais

Em 2019, a emissão da NF-e deixou de ser facultativa e tornou-se obrigatória em todo o país. Ou seja, a partir de agora, todas as empresas que prestam serviços, precisam abandonar os tradicionais bloquinhos e emitir notas eletrônicas.

A NFC-e, documento que substitui a Nota Fiscal de Venda ao Consumidor e o Cupom Fiscal, também se tornou obrigatória.

Isso quer dizer que, para não sofrer penalidades, você precisa adequar e modernizar seus processos. 

3. Sistemas de gestão ERP

Alguns softwares de gerenciamento foram desenvolvidos especialmente para a área financeira. Mas, nós preferimos os sistemas de gestão ERP, que além de controlar as finanças, administram também as vendas, as compras, o estoque e documentos fiscais. 

Assim, todos os setores da sua empresa estarão integrados e você terá uma visão completa dos processos, ao invés de fragmentada. 

4. Conciliação de vendas no cartão

Toda vez que uma venda no cartão é estornada, o empreendedor arca com prejuízos financeiros. Por isso, a taxa de estornos (ou chargeback) precisa ser controlada. 

Além disso, muitas vezes as vendas no cartão não batem. Esse e outros problemas acontecem devido a falhas no sistema das operadoras, o que compromete as finanças.

Para ter controle total sobre as vendas, valores recebidos e pagos, invista em um sistema de gestão ERP e em um sistema de conciliação automática. 

 

Benefícios

A essa altura você já deve estar ciente dos benefícios que a automação financeira oferece às empresas. Ainda assim, vamos reforçar.

Ao automatizar os processos financeiros você irá: 

  • Diminuir as chances de erro
  • Ganhar mais agilidade
  • Padronizar processos
  • Melhorar a gestão
  • Facilitar suas operações
  • Prever cenários 
  • Coletar dados em tempo real
  • Acompanhar resultados 
  • Obter uma visão estratégica
  • Contribuir com insights para as equipes de marketing e de vendas
  • Integrar setores
  • Aumentar a produtividade e a competitividade
  • Evoluir continuamente

 

A automatização financeira é símbolo de modernização, melhoria de processos e redução de custos. Você ainda vai ficar de fora? 

 

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