Entre as várias opções de comunicação com um cliente inadimplente, as Cartas de Cobrança e as Notificações Extrajudiciais são dois dos principais instrumentos de cobrança de dívidas disponíveis no mercado.
Mas antes de explicarmos as características de cada uma e suas indicações de uso dentro da Política de Cobrança, vamos esclarecer uma dúvida comum: estes mecanismos são considerados ações jurídicas? Ou seja, para usar tais meios de cobrança sua empresa precisará do apoio de um advogado?
A resposta é não. Cartas de Cobrança e Notificações Extrajudiciais são formas de negociação adotadas sem a interferência do judiciário. Geralmente, a adoção da via judicial é feita apenas em último caso, quando todas as outras formas de contato com o cliente devedor não surtiram efeito. Isso acontece pois a opção é mais onerosa ao empresário: além de resultar em maior tempo para recuperação da dívida, a empresa ainda precisará arcar com as custas do processo.
Além disso, ao optar pela via extrajudicial, as chances de se manter um bom relacionamento com o cliente devedor aumentam consideravelmente. A seguir, te explicamos as características desses instrumentos de cobrança, além da importância para o equilíbrio financeiro do seu negócio. Boa leitura!
Carta de Cobrança – O início do processo de negociação
O envio de uma Carta de Cobrança ou Carta Registro é um dos primeiros passos no processo de recuperação de dívidas. Não há um prazo mínimo entre o vencimento de um título e o envio deste aviso, mas o ideal é que ele aconteça entre 5 e 10 dias após a data original de pagamento.
Antes desse período, sua empresa poderá entrar em contato com o cliente por telefone e, assim, compreender o motivo do atraso. Contudo, os prazos e estratégias podem variar de acordo com a Política de Cobrança e necessidades da empresa.
Leia mais: “Como definir uma Política de Cobrança para a minha empresa?”
A carta traz, como padrão, dados da dívida, como valor, data de vencimento e empresa credora. Além disso, você poderá disponibilizar os canais de contato pelo qual o cliente poderá regularizar o pagamento. O objetivo será sempre incentivá-lo a pagar o quanto deve o mais breve possível.
Como enviar uma Carta Registro?
O envio de uma Carta de Cobrança só é possível após o registro da dívida e dos dados do devedor nas bases dos birôs de crédito. Assim, sua empresa informa que, a partir da data de recebimento, o cliente terá até 10 dias para regularizar a pendência financeira. Caso contrário, terá o CPF ou CNPJ negativado no mercado.
Se você optar por enviar o comunicado pelo Correio, o destinatário sempre será o endereço informado pelo cliente no momento da compra. Esse ponto é importante porque, em alguns casos, esta informação pode estar desatualizada, prejudicando a efetividade da cobrança. Por isso, mantenha sempre sua base de dados o mais atualizada possível!
Quanto à redação, o tom utilizado deverá ser direto e, ao mesmo tempo, amigável. Além disso, o assunto da carta (a dívida) não pode aparecer no envelope, a fim de evitar constrangimentos. As normas vão de encontro ao Artigo 42 do Código de Defesa do Consumidor, que determina: “Na cobrança de débitos, o consumidor inadimplente não será exposto a ridículo, nem será submetido a qualquer tipo de constrangimento ou ameaça”.
Avançando na estratégia de cobrança – Notificações Extrajudiciais
Enviou uma Carta Registro ao cliente e ele não entrou em contato para regularizar a pendência? Se todas as alternativas de conciliação não trouxeram resultado, enviar uma Notificação Extrajudicial (NEJ) é o próximo passo para tentar recuperar os valores devidos.
O objetivo é informar que a empresa está disposta a negociar sem interferência do judiciário. Se você já é associado da ACP, nossa equipe o auxiliará tanto na produção da notificação quanto em seu envio.
Ao contrário da Carta Registro, você poderá atualizar o endereço de cobrança para envio da notificação extrajudicial. Além disso, não é necessário registrá-la em um cartório, por exemplo. Assim você agiliza o processo de regularização da dívida, favorecendo um acordo com o cliente.
Mas atenção: não é permitido enviar notificações extrajudiciais de cobrança para clientes inadimplentes que não estão registrados no SCPC. Negative o devedor primeiro, depois envie a Carta NEJ.
Leia mais: “Negativação de Inadimplentes: Quais documentos podem ser utilizados?”
Quais conteúdos são inseridos na NEJ?
Assim como na Carta Aviso, as NEJs trazem informações básicas da dívida, como:
- Dados do devedor;
- Nome da empresa credora;
- Dados de contato com a instituição credora;
- Valor da dívida.
Mas em vez de seguir um texto padrão, você poderá definir qual tom será empregado no texto. São três níveis: leve, moderado e pesado, com conteúdos mais ou menos incisivos. Você poderá enviar, por exemplo, uma NEJ moderada após 20 dias de vencimento do título e uma pesada após 30 dias.
Os prazos, porém, podem variar de acordo com a necessidade da sua empresa. Se o fluxo de caixa é pequeno, respostas a curto prazo são mais indicadas. É importante lembrar, também, que as ações serão aplicadas de acordo com o retorno do cliente. Se ele se mostra disposto a negociar, a comunicação por telefone e e-mail são boas alternativas.
Recupere débitos e otimize a estratégia de cobrança da sua empresa
Sabemos que nem sempre é fácil acompanhar o processo de cobrança de todos os clientes inadimplentes. Se você tem dúvidas sobre como redigir e enviar uma carta de cobrança, nossa equipe está aqui para te orientar!
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Só em 2020, associados da ACP recuperaram mais de R$ 1 bilhão e 700 milhões em dívidas com o Registre SCPC. Além disso, mais de 55% dos clientes com débitos em atraso de até um mês pagaram o débito em 22 dias, em média.
Fonte: Jusbrasil, Código de Defesa do Consumidor.
