74% das empresas brasileiras já sofreu algum tipo de golpe, e 50% foi vítima de crimes econômicos nos últimos 2 anos.
Estes números preocupantes são fruto de pesquisas realizadas pela Kroll e pela PwC. Esta última, também constatou que o investimento no combate a fraudes cresceu 52% em todo país.
Tal aumento tem uma justificativa: os empreendedores sentem no bolso os danos causados. Para 66% dos empresários brasileiros, os prejuízos foram de até U$1 milhão entre 2016 e 2018.
Além das perdas financeiras diretas, temos também as perdas indiretas, ou seja, custos com investigações e intervenções. Nesse caso, 31% das instituições gastaram até duas vezes mais do que perderam com o crime.
O ditado “prevenir é o melhor remédio” cai como luva nesse contexto. A gestão de riscos aliada à prevenção contra fraudes podem, literalmente, salvar uma empresa.
Quais tipos de fraudes podem ocorrer?
Entender quais tipos de crimes podem acometer uma empresa é o primeiro passo para elaborar uma estratégia de prevenção a fraudes.
Os principais golpes sofridos pelas instituições são:
- Furtos: quando o indivíduo age disfarçadamente e apropria-se de algo que não é seu;
- Roubos: quando é utilizada a violência física ou moral para apropriar-se de algo indevidamente;
- Apropriação indébita: quando alguém em um cargo de confiança toma posse de algo sem o consentimento da empresa.
- Sabotagem: aqui o objetivo é apenas prejudicar a instituição, e não adquirir algo para si.
- Desperdício voluntário: tudo em uma empresa deve ser usado com consciência e economia. Desse modo, essa fraude caracteriza-se pelo desperdício de alimentos, água, energia e matéria prima.
- Desvio de valores: quando uma verba pública é destinada à verba privada. Pode ser dinheiro ou qualquer outra coisa material.
- Sonegação de impostos: sonegar é esconder ou omitir algo, portanto, quando uma empresa sonega impostos ela está ocultando do Governo informações sobre rendimentos ou atividade econômica praticada.
Onde elas ocorrem?
As fraudes listadas acima geralmente acometem:
- Documentos, Títulos de Créditos, Cheques;
- Bens de uso (móveis e imóveis);
- Matérias-primas, materiais diversos, produtos em produção, mercadorias;
- Balanços, balancetes e outras demonstrações contábeis;
- Contas e subcontas de qualquer grau;
- Registros contábeis;
- Boletins, relatórios, fichas de controles;
- Demonstrações contábeis de encerramento do exercício;
- Extratos de conta internos e externos;
- Declarações, atestados, certidões;
- Contratos, distratos e alterações contratuais;
- Correspondências;
- Guias de quitação de tributos e de contribuições outras;
- Documentos fiscais;
- Demais documentos ligados à vida da empresa (apólices, certificados, registros)
Como detectar fraudes?
Fraudes são ações ou omissões cometidas, propositalmente, por alguém com a intenção de prejudicar a empresa e beneficiar a si mesmo.
Como dissemos, conhecer as fraudes empresariais é importante para evitá-las.
Somente controles internos rigorosos e constantes serão capazes de identificar tais ocorrências e resolvê-las.
Nisso, perguntamos: como você identifica fraudes na sua empresa?
Esse processo é realizado manualmente ou você utiliza ferramentas específicas?
A melhor maneira de detectar fraudes é com o apoio da tecnologia.
Sistemas de gestão, de conciliação e de consulta de dados, relevam divergências e diminuem as chances de golpes.
Como evitar fraudes nas empresas?
Tendo em vista a crescente preocupação das empresas quanto a prevenção contra fraudes. Listamos abaixo um passo a passo para aumentar o controle e a segurança dos processos.
1º passo: Tenha um conselho administrativo
Toda grande empresa possui um conselho administrativo. Entretanto, pequenos e médios negócios também podem adotar essa prática.
Um conselho é composto por pessoas físicas ou sociedades, eleitos em uma assembléia geral. Seu objetivo é garantir transparência e segurança nas decisões. Saiba mais.
2ª passo: faça uma gestão de riscos
A gestão de riscos consiste em prever, antecipar e solucionar riscos de fraude na empresa, entre outras ameaças.
Seu ponto de partida está no reconhecimento dos pontos fracos do negócio. Se o controle financeiro é totalmente manual, por exemplo, a empresa está mais vulnerável a erros e fraudes.
3º passo: aposte em auditorias para prevenção de fraudes
Auditorias internas e externas complementam a gestão de riscos. Seu papel é verificar a efetividades das medidas utilizadas para prevenir e combater fraudes nas empresas.
Esse monitoramento, regula as ações de complience e governança, além de mostrar para o mercado que a instituição atua com transparência é ética.
4º passo: Estabeleça códigos e políticas
E por falar em medidas, toda empresa precisa de um código de ética. Esse documento orienta a conduta dos funcionários ao ressaltar os objetivos, os valores e a missão do seu negócio. Logo, deve ser conhecido por todos os membros da equipe, a fim de garantir seu cumprimento.
5º passo: Crie um canal de denúncia anônima
Um canal seguro de denúncia anônima desempenha um papel fundamental na prevenção a fraudes.
Atualmente, existem softwares no mercado que permitem o recebimento de informações anônimas em um e-mail específico.
Além disso, é possível incluir uma urna para que as pessoas depositem bilhetes não identificados.
6º passo: Conheça todos os stakeholders
Stakeholders são todas as pessoas (físicas ou jurídicas) que, em algum momento, estão em contato com a empresa.
Nessa lista temos colaboradores, fornecedores, prestadores de serviço e, inclusive, clientes.
Todo empreendedor sabe que o dia a dia empresarial é corrido. Controlar tudo e todas é humanamente impossível. Por isso, muitas atitudes passam despercebidas e seus resultados podem demorar a aparecer.
Portanto, conheça muito bem seus stakeholders. Eles devem possuir perfil e condutas condizentes com os valores e objetivos da sua empresa.
Uma dica é utilizar sistemas de consulta, como o Valida ID, que confirma dados cadastrais como nome, CPF, telefone, e-mail e outros. Essa ferramenta é bastante útil durante negociações.
7º passo: verifique documentos antes de assinar
Apesar de óbvio, esse passo é muito importante. Muitas vezes damos uma “olhadinha rápida” nos documentos e confiamos cegamente no que está sendo acordado.
Não pule essa etapa. Se você quer evitar dores de cabeça futuras, leia com atenção todos os detalhes. Se possível, valide os dados cadastrais das partes envolvidas.
Outra sugestão é pesquisar sobre o fornecedor ou cliente nas redes sociais, conferir a pontuação de crédito e conversar com concorrentes.
Ferramentas de prevenção a fraudes
Se você chegou até aqui, provavelmente está pensando: “como eu vou controlar tudo isso?”
Quando o assunto é prevenção a fraudes, nenhum detalhe pode passar despercebido.
Por isso, recomendamos o uso de ferramentas para facilitar esse processo. Entre as nossas indicações estão:
Valida ID: esse produto Boa Vista / ACP confirma dados cadastrais de pessoas físicas e jurídicas. Assim, você saberá, no PDV, se o cliente realmente é quem ele diz ser.
Myrp: nosso sistema de gestão ERP favorito! Do caixa ao estoque, o Myrp controla todos os setores da sua empresa. Como os arquivos são criptografados e armazenados em nuvem, as chances de fraudes e cibercrimes diminuem.
Imagem em destaque: vectorpouch
