Quando uma empresa realiza, diariamente, um grande volume de transações, a automação financeira é essencial para aumentar o controle e facilitar a gestão
Esse processo não admite erros, pois uma pequena falha pode gerar grandes transtornos no futuro. Corrigir esse problema demanda tempo e, quanto maior a demora para identificar a diferença de caixa, maiores serão os riscos.
Esse receio impulsiona empresas de todos os portes a encontrarem soluções estratégicas – e é nesse ponto que a automação financeira entra como grande aliada.
O que é automação financeira?
Automação financeira é a automatização da gestão de recursos econômicos de uma empresa. Seu principal objetivo é alinhar e padronizar os processos, desde atividades operacionais e rotineiras à políticas de cobrança e geração de relatórios.
Como o registro das transações é diário e automático, as informações tendem a ser mais objetivas e transparentes.
Além disso, fica mais fácil e rápido gerar boletos, identificar títulos, consultar e conciliar valores, por exemplo.
Por que automatizar processos financeiros?
Vamos responder essa pergunta com uma reflexão: qual é o papel do setor financeiro?
“Controlar o dinheiro“, um empreendedor diria.
“Reduzir os custos“, seria outra resposta.
Na verdade, a área financeira é tão responsável pela estratégia e competitividade de quanto a equipe de marketing e de vendas. Afinal, as análises realizadas por ela direcionam toda a atuação da empresa.
Se os processos são truncados, se o tempo de resposta é lento, isso será refletido no negócio.
Ao coletar informações com rapidez e acurácia, a automação financeira oferece dados preciosos para a tomada de decisão.
Informações como sazonalidade de vendas, clientes inadimplentes e rentabilidade de período são facilmente levantadas.
Assim, sua empresa se torna mais ágil e inteligente que a concorrência.
Parece ótimo, não acha?
Como isso deve ser feito?
Digamos que as palavras acima foram muito convincentes e, agora, você quer investir em um sistema de automação financeira.
Qual é a próxima etapa? Como automatizar os processos financeiros? É só comprar e instalar o ERP?
Não!
Para adquirir um sistema de gestão financeira, você deve preparar o terreno – e isso será feito da seguinte maneira:
1. Mapeamento
O primeiro passo é mapear todos os processos que envolvem o departamento financeiro. Avalie quais operações atualmente manuais poderiam ser beneficiadas com a automação.
2. Digitalização
O próximo ponto é migrar as informações financeiras do papel para o ambiente digital – a não ser aquelas que realmente precisam estar impressas e arquivadas offline.
3. Integração
Por último, mas não menos importante, está a integração. Aqui, você irá conectar o software de gerenciamento com outros sistemas utilizados pela sua empresa. O programa da sua conta bancária é um deles, por exemplo.
Nessa etapa não há muito segredo, pois a maioria das ferramentas de gestão financeira já oferece a opção de integração.
Quais são as ferramentas de automação financeira?
Encontramos no mercado diversas ferramentas de automação financeira, cada uma com uma função diferente. Entre elas, estão:
1. Plataformas de pagamento online
Os meios de pagamento digital são uma tendência forte no mercado. Talvez, no futuro, o dinheiro em papel deixe de existir. Mas, enquanto isso, você já pode preparar sua empresa para vender com cartões de crédito e débito, boletos, transferências e carteiras virtuais.
As plataformas mais conhecidas são PagSeguro, PayPal, Mercado Pago e PicPay.
2. Emissor de notas fiscais
Em 2019, a emissão da NF-e deixou de ser facultativa e tornou-se obrigatória em todo o país. Ou seja, a partir de agora, todas as empresas que prestam serviços, precisam abandonar os tradicionais bloquinhos e emitir notas eletrônicas.
A NFC-e, documento que substitui a Nota Fiscal de Venda ao Consumidor e o Cupom Fiscal, também se tornou obrigatória.
Isso quer dizer que, para não sofrer penalidades, você precisa adequar e modernizar seus processos.
3. Sistemas de gestão ERP
Alguns softwares de gerenciamento foram desenvolvidos especialmente para a área financeira. Mas, nós preferimos os sistemas de gestão ERP, que além de controlar as finanças, administram também as vendas, as compras, o estoque e documentos fiscais.
Assim, todos os setores da sua empresa estarão integrados e você terá uma visão completa dos processos, ao invés de fragmentada.
4. Conciliação de vendas no cartão
Toda vez que uma venda no cartão é estornada, o empreendedor arca com prejuízos financeiros. Por isso, a taxa de estornos (ou chargeback) precisa ser controlada.
Além disso, muitas vezes as vendas no cartão não batem. Esse e outros problemas acontecem devido a falhas no sistema das operadoras, o que compromete as finanças.
Para ter controle total sobre as vendas, valores recebidos e pagos, invista em um sistema de gestão ERP e em um sistema de conciliação automática.
Benefícios
A essa altura você já deve estar ciente dos benefícios que a automação financeira oferece às empresas. Ainda assim, vamos reforçar.
Ao automatizar os processos financeiros você irá:
- Diminuir as chances de erro
- Ganhar mais agilidade
- Padronizar processos
- Melhorar a gestão
- Facilitar suas operações
- Prever cenários
- Coletar dados em tempo real
- Acompanhar resultados
- Obter uma visão estratégica
- Contribuir com insights para as equipes de marketing e de vendas
- Integrar setores
- Aumentar a produtividade e a competitividade
- Evoluir continuamente
A automatização financeira é símbolo de modernização, melhoria de processos e redução de custos. Você ainda vai ficar de fora?
