Se você chegou até esse post sabe que, desde 2011, todas empresas contribuintes do ICMS devem emitir nota fiscal eletrônica. Sabe, também, que se não aderir ao sistema arcará com multas de até 50% do valor de cada nota. Não precisamos comentar que toda NF-e deve conter uma assinatura eletrônica e ser armazenada por até 5 anos.
Varejistas, gestores financeiros e contadores estão por dentro dessas mudanças – e utilizam programas específicos para gerar seus documentos fiscais.
Esses softwares podem ser pagos ou gratuitos. Dependendo do perfil da empresa, você poderá escolher entre um ou outro.
Pequenos empreendedores, geralmente, preferem opções gratuitas, enquanto as médias e grandes instituições apostam nas versões pagas.
Mas, quais as diferenças entre essas duas soluções?
O que vale mais a pena: um emissor de nota fiscal pago ou gratuito?
Sem rodeios, vamos explicar as vantagens e desvantagens de cada opção. Assim, você poderá escolher a melhor para a sua empresa.
Emissor de NF gratuito: uma opção básica e econômica
O primeiro emissor de NF gratuito foi criado pela Sefaz SP. Porém, em 2017, o projeto foi descontinuado. A partir daí, quem o assumiu foi o Sebrae, que disponibilizou o programa para todo o país.
Para utilizá-lo, você só precisa se cadastrar no site da instituição, fazer o download do software e instalá-lo no seu computador. Feito isso, sua empresa já pode emitir notas fiscais de graça.
As principais vantagens dessa ferramenta seriam:
- Não gera custos com mensalidade;
- Emissão de NFe e CTe;
- Emissão de nota de contingência;
- Disponível para qualquer contribuinte credenciado do país.
Além do Sebrae, outras empresas também oferecem versões gratuitas do emissor de nota fiscal.
Mas, fique de olho: apesar de econômicos, nem sempre esses sistemas atendem às expectativas.
O que ninguém te conta sobre um emissor de NF gratuito
Quando se tem uma equipe enxuta e poucos recursos, um emissor de NF gratuito pode ser uma boa ideia. Contudo, essa alternativa não é 100% segura. Além disso, as funcionalidades são reduzidas, obrigando o empreendedor a recorrer a outras fontes para suprir tudo o que precisa.
Vamos analisar estes e outros pontos individualmente:
Segurança
A falta de um contrato formal é preocupante e programas gratuitos não oferecem esse tipo de documento. Ele é essencial para garantir a segurança dos dados. Em tempos de LGPD, você deveria ponderar isso, pois as consequências são severas.
Funções
Um emissor de NF-e pago irá calcular, automaticamente, o valor dos impostos. Ele também irá integrar informações de outros departamentos, o que facilita (e muito!) a gestão do negócio. Essas funções não existem nos sistemas gratuitos, que servem única e exclusivamente para gerar cupons fiscais.
Serviços agregados
O melhor emissor de nota fiscal é aquele oferece personalizações. Ou seja, você adequa o programa às necessidades da empresa – e não o contrário!
Entre as funções que um emissor de NF-e ideal deveria conter, temos:
- Envio direto do arquivo XML ou DANFE para o comprador;
- Portabilidade entre sistemas operacionais e bancos de dados;
- Uso de certificados digitais A1 ou A3.
Suporte
Emissores gratuitos não oferecem serviços de suporte. Isso quer dizer que, se você tiver qualquer problema, terá que encontrar uma solução por conta própria.
Quantidade de notas fiscais
Alguns emissores se dizem gratuitos, mas, após gerar um certo número de notas, cobra valores extras para as demais.
Preenchimento
O Emissor NFe Sebrae exibe muitos campos na tela e não possui preenchimento automático. Isso é um problema para as empresas que geram uma grande quantidade de documentos fiscais.
Nota por e-mail
A lei exige que a nota fiscal e o arquivo XML sejam compartilhados com o cliente por algum meio. A melhor opção de envio é o e-mail. Contudo, o emissor gratuito não faz o disparo automático. Você terá que baixar o documento e enviá-lo manualmente ao destinatário.
Como esse processo é trabalhoso, alguns empresários deixam de enviar a nota, descumprindo com a legislação.
Armazenamento
Outra exigência da Receita Federal é que todos os documentos fiscais devem ser armazenados por 5 anos. Em caso de perda, não podem gerados novamente. Sendo assim, você terá que guardá-los em um local seguro e de acessível.
Emissores gratuitos não oferecem backup automático.
MDFe / CTe OS
Todas as empresas que fazem o transporte de cargas, própria ou terceirizada, precisam emitir o Manifesto de Documento Fiscal Eletrônico (MDFe).
Já as empresas que transportam pessoas, precisam do Conhecimento de Transporte Eletrônico Outros Serviços (CTe OS).
Nenhum desses documentos é gerado pelos programas gratuitos.
Atualização
Outro ponto de atenção são as atualizações. Programas gratuitos são atualizados com uma frequência menor, portanto, se tornam obsoletos mais rápido.
Diante dessas características, será que os sistemas dessa categoria são mesmo vantajosos? 🤔 Vamos conferir o que os sistemas pagos têm a oferecer.
Emissor de NF pago: sistemas completos e automáticos
Um emissor de NF-e pago, além de gerar notas fiscais eletrônicas, facilita o controle de toda a gestão da empresa.
Numa única plataforma, você irá controlar o fluxo de caixa e o financeiro, o PDV e o estoque. Poderá, ainda, emitir pedidos, dar entrada em notas recebidas e gerar documentos como CTe, MDFe e NFCe.
Você encontrará no mercado duas versões: emissores instalados (desktop) ou online (nuvem).
As vantagens de um emissor de nota fiscal pago seriam:
- Emissão de NFe, CTe, MDFe e NFCe;
- Facilidade de preenchimento de documentos fiscais;
- Cálculo automático de impostos;
- Redução de erros de digitação e emissão;
- Geração de arquivos XML;
- Envio automático para o e-mail do cliente;
- Relatórios mensais;
- Treinamento e suporte técnico;
- Integração entre setores;
- Maior controle dos processos.
Veja como um emissor de NF contribui para a redução de custos.
Entre um emissor de nota fiscal pago ou gratuito, qual escolher?
A escolha de um emissor de nota fiscal eletrônica depende das necessidades da empresa.
Se você emite poucas notas e possui uma operação pequena, um emissor gratuito vai atender o que você precisa.
Mas, se você gera muitas notas e/ou outros documentos fiscais como MDFe e CTe, certamente precisará de um emissor pago. Também indicamos esta versão para empresas com operações um pouco mais complexas. Neste caso a necessidade de integrar diferentes setores e controlar, rigorosamente, todos os processos, conta bastante.
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Entre um emissor de nota fiscal pago ou gratuito, fique com aquele que facilitará o seu dia a dia.
