Uma boa gestão empresarial busca, entre outras coisas, manter sob controle todo o setor financeiro, de modo a minimizar as perdas e otimizar os lucros.
Como está a sua gestão empresarial? Neste post, veremos como o gestor poderá fazer um controle de contas a pagar e receber mais eficiente, de forma mais prática e simples!
O que é o controle de contas a pagar e receber
Primeiramente, vamos avaliar o que significa o controle de contas a pagar e receber. Embora o conceito seja simples, na prática nem sempre é tão fácil manter esse controle.
As contas a pagar representam o passivo da empresa, o pagamento dos fornecedores, o aluguel do imóvel, dos equipamentos e veículos e de quaisquer outras coisas, o salário dos funcionários, as contas dos serviços públicos, os impostos, os empréstimos feitos nos bancos e assim por diante.
As contas a receber estão relacionadas aos ativos da empresa, ao pagamento que a empresa receberá dos clientes, ao retorno de alguma aplicação financeira, aos lucros destinados ao proprietário e seus sócios e assim por diante.
É essencial que no controle de contas a pagar e receber exista um equilíbrio entre os débitos e os créditos.
Dicas para manter as contas a pagar sob controle
Registre tudo
Você não pode esquecer de registrar todos as suas dívidas, de preferência em um sistema de gestão automatizado (pode ser na nuvem), ou então registre em planilhas bem organizadas.
Uma sugestão é separar as contas com vencimento mais próximo e, por categoria, como despesas fixas (contas de água, luz, telefone, aluguel, folha de pagamento, fornecedores) dos custos variáveis (comissões, impostos taxados sobre venda de mercadorias, reparos de alguma máquina, gastos com entregas, com combustível e outras coisas).
Pague tudo em dia
Faça de tudo para ser pontual em seus pagamentos, assim você ganhará boa reputação entre seus fornecedores. Evite deixar as contas, quaisquer que sejam, em atraso.
Lembre-se de que não pagar impostos pode ser considerado como sonegação — conte com uma boa assessoria contábil e fiscal para te ajudar nesses quesitos. Lembre-se, ainda, que contas atrasadas envolvem juros e multas, o que representa prejuízos financeiros para seu negócio.
Não misture os gastos domésticos com os da empresa
Tome cuidado para não retirar dinheiro do caixa para pagar dívidas suas, de sua esposa/marido, de seus filhos, do lar em geral.
Para cobrir essas despesas, use somente o seu próprio salário, ou seja, o valor estipulado por você mesmo como compensação pelo seu trabalho (pró-labore). O valor do pró-labore deve ser respeitado para evitar desfalques financeiros.
O dinheiro do caixa deve ser destinado a manter a empresa funcionando.
Dicas para controlar suas contas a receber
Registre tudo e facilite o controle
Tal como nas contas a pagar, você deve registrar todas as contas a receber. Organize por data de pagamento, cliente, valores e assim por diante.
Para facilitar o controle você pode usar recursos tecnológicos que permitam, por exemplo, a integração entre os recebimentos e os pagamentos, a emissão de cobranças e o fluxo de caixa.
Ofereça facilidades e vantagens no pagamento
Não dificulte o pagamento aos seus clientes e ofereça formas alternativas como boleto, cartão de crédito, PayPal e outras. Quanto mais formas de pagar, será mais fácil o recebimento.
Também ofereça bônus para quem pagar adiantado: descontos, cupons para contas futuras, pontos, brindes, sorteios, etc.
Tenha mais cuidado com os inadimplentes
Clientes que só pagam em atraso obviamente provocam descontrole e causam prejuízos.
Portanto, mantenha um histórico bem rigoroso sobre cada cliente e, se necessário, suspenda a venda a prazo para alguns deles — os que não têm o hábito de pagar em dia.
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