Esta cena é bastante comum no varejo: o cliente compra à prazo e, após alguns meses, deixa de pagar as parcelas. Para não ficar no prejuízo, o lojista decide enviar uma carta de cobrança.
Mas, o que muitos empreendedores não sabem é que existem diferentes maneiras de cobrar uma dívida.
A cobrança pode ser realizada via SMS, e-mail ou Carta Aviso de Negativação. Também é possível enviar uma Carta de Cobrança Extrajudicial. Porém, neste último caso, o cliente inadimplente precisa estar registrado no SCPC.
A saúde financeira de uma empresa tem ligação direta com o índice de inadimplência. Quando este está acima de 3%, as estratégias precisam ser melhoradas.
Veja, a seguir, como e quando enviar cartas de cobrança.
O que é uma carta de cobrança?
A carta de cobrança é um mecanismo utilizado pelas empresas para recuperar o crédito concedido a um cliente.
Em outras palavras, todo negócio que vende a prazo, faz empréstimos ou financiamentos utiliza essa ferramenta para cobrar dívidas.
Há não muito tempo, as cartas de cobrança eram enviadas apenas pelo correio. Entretanto, as novas tecnologias deram origem a outros formatos, como as notificações de cobrança por sms ou e-mail.
Também podemos dividir as carta de cobrança de acordo com a sua finalidade.
A Carta de Aviso de Negativação é enviada logo após o registro de um inadimplente no SCPC. Sua função é notificar o cliente devedor de que o CPF dele está negativado.
Já a Carta de Cobrança Extrajudicial é enviada quando não há retorno após o registro no SCPC. Ou seja, mesmo negativado, o cliente devedor não buscou a empresa para quitar a dívida. O objetivo da carta NEJ é informar que a instituição está disposta a negociar sem interferência do judiciário.
Em ambos os casos, o inadimplente precisa entrar em contato com a empresa para regularizar a situação. A negociação ocorre sem intermédios, isto é, apenas entre o cliente e a credora.
Diferenças entre Carta Aviso e Carta NEJ
Como vimos, as Cartas Aviso e as Cartas NEJ atuam em momentos distintos e há também diferenças nas formas de envio.
Enquanto as Cartas Aviso vão para o endereço informado no ato da venda, as Cartas NEJ podem ter o endereço alterado. Esse ponto é importante porque, em alguns casos, esta informação pode estar desatualizada, prejudicando a efetividade da cobrança.
O conteúdo das notificações também difere. As Cartas Aviso seguem um único padrão. As Cartas NEJ, por sua vez, possuem 3 modelos: leve, moderada e pesada.
Vale lembrar: não é permitido enviar notificações extrajudiciais de cobrança para clientes inadimplentes que não estão registrados no SCPC. Negative o devedor primeiro, depois envie a Carta NEJ.
Tanto a Carta Aviso quanto a Carta NEJ não precisa ser registrada em cartório. Para enviá-las, entre em contato com a ACP.
Quando enviar uma Carta Aviso?
Para responder essa pergunta, precisamos abordar a régua de cobrança. Esta estratégia é adotada para organizar o processo de recuperação de crédito em etapas.
Quando a cobrança é dividida em partes, evitamos conflitos com o consumidor e aumentamos as chances de conseguir nosso dinheiro de volta.
Mas, como definir uma régua de cobrança?
O primeiro passo é analisar a operação e o segmento.
Em muitos casos, o cliente simplesmente esqueceu de pagar uma conta. Isto é bastante comum em serviços do dia a dia, como telefonia e energia elétrica.
Nestas situações, o indicado é primeiro enviar um lembrete por e-mail e/ou SMS. Após alguns dias, caso o consumidor não pague o quanto deve, então você parte para a negativação.
Porém, nada impede que você negative um inadimplente logo após o vencimento da fatura. A estratégia de cobrança de uma empresa varia conforme sua necessidade. Quem possui um fluxo de caixa pequeno, por exemplo, precisa de respostas a curto prazo.
Aqui está um exemplo de régua de cobrança:
- 5 dias antes do vencimento: envio de SMS com lembrete de pagamento
- 3 dia após o vencimento da fatura: Carta Aviso
- 13 dias após o lembrete: registro no SCPC
- 18 dias após a negativação: notificação extrajudicial leve
- 23 dias depois: notificação extrajudicial pesada
- 31 dias: cobrança ativa (por telefone)
Lembrando que estas ações ocorrem ou não na medida em que o cliente retorna às investidas.
Precisa de ajuda para definir sua régua? Conte com nossos especialistas!
Como fazer uma carta de cobrança?
Na internet encontramos vários modelos de carta de cobrança. Mas, para que ela seja realmente eficiente, indicamos contratar uma empresa especializada.
Recomendamos enviar a Carta Aviso por e-mail, porque isto facilita a resposta do cliente.
Se for enviada pelo Correio, podemos solicitar um aviso de recebimento. Assim, você terá certeza de que o cliente inadimplente está com a carta em mãos.
O Código de Defesa do Consumidor determina que o assunto da carta (a dívida) não pode aparecer no envelope, a fim de evitar constrangimentos.
Quanto à redação, o tom utilizado deverá ser direto e, ao mesmo tempo, amigável. Veja o que o CDC diz no artigo 42:
“Na cobrança de débitos, o consumidor inadimplente não será exposto a ridículo, nem será submetido a qualquer tipo de constrangimento ou ameaça.”
Havendo ameaça, coação ou informações falsas, a empresa desrespeita o artigo 71 do CDC. Com isso, o responsável, além de pagar uma multa, poderá pegar de 3 meses a 1 ano de detenção!
Você não quer correr este risco, quer?
Portanto, acione a ACP para cobrar clientes inadimplentes. Todas as nossas cartas de cobrança seguem as normas de legislação.
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