Desde 2016, a NF-e tornou-se obrigatória para empresas contribuintes do ICMS. Além de modernizar e acelerar o processo de emissão, o novo sistema também contribui para diminuir gastos nas empresas. Veja, a seguir, como reduzir custos com a nota fiscal eletrônica.
Para quê serve uma NF-e?
Toda empresa que vende produtos ou serviços precisa, por lei, gerar uma nota fiscal. Esse documento registra a transação e serve para recolher impostos. Portanto, a empresa que não emite NF está praticando um crime, conhecido como sonegação fiscal.
A NF-e foi criada para substituir as notas de papel, tipo A e A-1. Esta troca tornou o processo mais simples, sustentável e seguro.
Antes, muitas notas fiscais eram perdidas devido à rasuras, erros de digitação e dificuldade de armazenagem.
Como as notas fiscais eletrônicas são digitais, esse problema deixou de existir, pois os arquivo são salvos na nuvem.
Outro ponto positivo é a diminuição do impacto ambiental. No passado, as empresas gastavam muito papel e tinta para a impressão das notas.
Quais os benefícios de uma nota fiscal eletrônica?
Além da economia de recursos, a NF-e oferece vantagens como:
- Mais qualidade e segurança das informações;
- Incentivo ao uso do Certificado Digital;
- Redução de erros de escrituração;
- Garantia de idoneidade;
- Aumento da confiabilidade da nota fiscal;
- Facilidade de acesso e de armazenagem;
- Padronização de arquivos;
- Maior controle fiscal.
A emissão de notas fiscais eletrônicas contribui, até mesmo, para a logística, facilitando o planejamento ao antecipar a entrega das informações. O tempo de parada de caminhões em Postos Fiscais também é reduzindo. Logo, todos os setores de uma empresa são beneficiados com a NF-e.
Como emitir uma nota fiscal eletrônica?
Ao contrário do sistema tradicional, a NF-e é gerada e enviada pela empresa emissora via Internet.
O passo a passo para emitir uma nota fiscal é:
- Utilize um emissor de NF para gerar a nota fiscal em XML;
- Assine os documentos digitalmente, com o Certificado Digital;
- A NF-e é enviada eletronicamente para a Secretaria de Fazenda do seu Estado;
- O Fisco fará uma pré-validação do arquivo e autorizará a operação comercial.
Com isso, você poderá imprimir quantas laudas forem necessárias, inclusive seus clientes. Para isso, use o número registrado no DANFE que acompanha a mercadoria.
Está pronto!
Quer saber mais sobre esse assunto? Então, veja quais cuidados devem ser tomados na hora de emitir uma nota fiscal eletrônica.
Como um emissor de nota fiscal reduz custos empresariais?
Acabamos de ver que, para emitir uma NF-e, você precisará de um sistema específico, ou seja, de um emissor de nota fiscal.
Essa ferramenta, contribui para redução de custos como:
Papel
Um emissor de NF elimina a necessidade de papéis especiais para a impressão. O DANFe precisa ser impresso, mas você poderá ser em papel comum e em uma única via.
Operações
O emissor de nota fiscal calcula automaticamente os impostos. Com isso, além de evitar erros, você não terá retrabalhos.
Equipamentos
No emissor todos os documentos gerados ficam salvos na nuvem. São bastante seguros, pois utilizam criptografia para proteger as informações arquivadas. O mais bacana é que você pode acessar as notas sempre que quiser e em qualquer lugar, sem necessidade de instalar algum software ou adquirir um equipamento específico. Você só vai precisar de um computador e internet.
Funcionários
Ao automatizar processos, o emissor de notas fiscais reduz custos com funcionários. Estes, por sua vez, poderão desenvolver outras atividades.
Tributos e multas
Quando uma NF é preenchida incorretamente, sua empresa está sujeita à multas. Porém, no emissor de NF-e os cálculos de impostos e tributos são gerados automaticamente pelo próprio sistema, diminuindo as chances de erros.
Ou seja, um sistema de emissão de notas fiscais é não apenas útil, como também muito interessante do ponto de vista financeiro.
Qual é o melhor emissor de NF?
Faça uma pesquisa rápida no Google e você encontrará vários softwares de emissão de nota fiscal. Alguns deles são até gratuitos, outros operam ao custo de uma mensalidade.
Muitos empreendedores se perguntam: por que eu vou pagar por um programa se posso emitir notas fiscais gratuitamente?
Bem, certamente as versões gratuitas possuem limitações. Em alguns casos, você poderá emitir apenas uma determinada quantidade de notas. Além disso, nem sempre terá acesso a suporte técnico.
As versões pagas, por sua vez, oferecem mais funcionalidades. Praticamente todas possuem backup automático e dão treinamentos.
O Myrp, por exemplo, emite notas fiscais e auxilia a gestão de toda a sua loja, desde o PDV ao estoque. Assim, você não precisará de um software para cada operação: tudo poderá ser controlado em um único lugar, o que é muito mais fácil e econômico.
Mais de 1.700 associados ACP utilizam o Myrp para reduzir custos com a nota fiscal. O que acha de fazer um teste grátis?
Antes de decidir entre um emissor ou outro, reflita sobre as necessidades da sua empresa. Pergunte-se:
- Que tipos de notas preciso emitir?
- Qual é o meu orçamento para arcar com um sistema?
- Terei todo o suporte necessário?
- Os benefícios oferecidos fazem sentido para minha empresa?
- O emissor é adequado para o meu segmento?
Caso precise de ajuda para responder essas perguntas, entre em contato com nosso time de especialistas. É só preencher o formulário abaixo. 😉
