Mais cedo ou mais tarde, a necessidade de diminuir as despesas chega para todos os negócios. Isso é especialmente comum em momentos de instabilidade econômica, de mudanças no mercado e de alta concorrência.
Entretanto, essa medida precisa ser feita com muito cuidado para que não prejudique o dia a dia e a produtividade da empresa, o que levaria justamente ao efeito contrário de gerar novos custos desnecessários.
Diante desse cenário, torna-se fundamental entender como aplicar a redução de custos de maneira eficiente e sem prejudicar os resultados alcançados. Quer ficar por dentro do assunto? Continue a leitura!
1. Analise regularmente os custos da empresa
O primeiro passo para uma redução de custos eficiente, é claro, consiste em entender a fundo quais são as despesas do negócio.
Para tanto, é interessante que a gestão e o departamento financeiro tenham reuniões mensais para discutir os gastos, fundos e lucros da empresa. Assim, você não é pego de surpresa e evita sair cortando despesas sem planejamento, o que pode levar até mesmo ao corte de algo fundamental para o desempenho do negócio.
2. Diminua a quantidade de cópias e impressões
Os gastos com fotocópias e impressões são alguns dos que mais facilmente podem ser diminuídos.
Afinal, tirar cópias e imprimir arquivos é algo tão rotineiro que fazemos isso quase sem pensar e, no final do mês, nos deparamos com uma conta enorme referente à compra de papel e de tinta para a impressora. Considere, também, o impacto ambiental causado por tantos gastos desnecessários com materiais.
Portanto, tire proveito da tecnologia! Utilize o Google Drive e a nuvem, mande arquivos por e-mail e imprima/copie somente o que for estritamente necessário.
3. Envolva a equipe toda na economia
Todos os funcionários da empresa devem embarcar na missão de reduzir os custos. Afinal, não adianta nada você anunciar que vocês precisam, por exemplo, diminuir o gasto de papel e todos continuarem imprimindo tudo, não é mesmo?
Portanto, ao decidir o que será cortado e como, faça uma reunião geral e eduque os demais colaboradores quanto à importância dessa tática. Dessa maneira, eles se sentirão motivados a fazer parte da redução de custos. Sempre que necessário, reforce as orientações.
4. Estude a adoção de novas tecnologias
A tecnologia é uma das maiores aliadas da economia. Além de permitir a redução do uso de materiais (como do papel, que mencionamos acima), ela também otimiza o trabalho de todo mundo, aumentando a produtividade da equipe e gerando a igualmente importante economia de tempo.
Um sistema de gestão, por exemplo, permite acesso facilitado ao histórico de gastos da empresa, fluxo de caixa detalhado, entre outros dados. A partir daí, você pode construir um planejamento orçamentário sem a necessidade de gastar uma quantidade enorme de tempo e recursos para que todas as informações sejam colhidas corretamente.
5. Pense duas vezes antes de demitir
Quando se torna necessário reduzir custos, muitos gestores pensam, antes de mais nada, na demissão de funcionários. Entretanto, isso pode se mostrar um erro gigante!
Afinal, a atual equipe de colaboradores foi montada de acordo com a demanda da empresa, que precisa de uma quantidade mínima de pessoas capacitadas nas diferentes funções para que tudo possa decorrer como esperado. Assim, a saída de apenas uma pessoa-chave pode causar muitos estragos.
Além disso, não se esqueça de que a demissão de funcionários também traz seus próprios gastos com os direitos trabalhistas da pessoa demitida. E, caso você se arrependa e decida preencher a função com outra pessoa, o processo de contratar funcionários também gera despesas — sem contar a necessidade de treinar um novo membro do time.
6. Otimize a gestão de estoque
A ineficiência na gestão de estoque é outro problema recorrente entre empresas que se veem diante da necessidade de fazer uma redução de custos. Para reverter ou evitar a situação, o sistema de gestão que mencionamos será de grande ajuda.
Verifique quais produtos ficam parados no estoque e passe a encomendar menos deles, pois podem facilmente perder a validade ou se deteriorar — um grande desperdício!
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