Quem trabalha com vendas se depara com muitos termos em inglês no dia a dia. Entre eles, o Enterprise Resource Planning ou, apenas, ERP. Sua tradução literal significa “Planejamento de Recursos Empresariais”. Trata-se de um sistema de gestão que permite cadastrar e acessar dados pelo desktop, tablet ou celular.
Para que serve um ERP?
A finalidade de um ERP vai além da coleta e armazenamento de informações. Com esse software você consegue analisar dados e elaborar relatórios aprofundados sobre diferentes áreas da sua empresa. Digamos que você precisa saber quantas notas fiscais foram emitidas no último mês e o valor médio das vendas. Ou ainda, quantas unidades de um determinado produto foram vendidas durante uma semana de promoções. Com esse sistema você levanta essas e muitas outras informações!
O que um ERP possui?
Todo sistema de gestão ERP é composto por módulos, onde cada um deles atende às necessidades de um setor. Um ERP completo oferece ferramentas para:
- Faturamento e emissão de NFe;
- Controle fiscal e financeiro;
- Gestão de estoque e compras;
- Gerenciamento de recursos (inclusive humanos);
- Gerenciamento de projetos e de produção;
- Elaboração de relatórios.
Também podemos dividir um ERP em “camadas”. São elas:
Apresentação: nessa camada encontramos o acesso ao sistema, que ocorre a partir de formulários. É ela quem transmite as informações computadas para a camada a seguir.
Processamento lógico: é aqui que a mágica acontece. Nessa parte o ERP recebe e integra os dados que você acabou de subir. Nessa camada, as informações são atualizadas para dar continuidade aos processos empresariais, aperfeiçoando, também, os sistemas de segurança (falaremos sobre eles adiante). Para que tudo isso ocorra, uma equipe técnica faz ajustes no código-fonte e novas programações.
Armazenagem: depois de salvos, os dados registrados são “estocados” nessa camada. Trata-se de um banco de dados que podem ser acessados sempre que você precisar. Em alguns ERPs é possível exportar as informações para um arquivo PDF ou enviá-las para a nuvem.
Os dados armazenados estão realmente seguros?
A resposta é: sim!
A maioria dos ERPs do mercado trabalham em nuvem, ou seja, armazenam os dados online e não em um servidor. Vários mecanismos de proteção tornam esse ambiente seguro, como a criptografia, os firewalls e o controle de acesso.
A criptografia é uma medida de segurança extra e torna as informações inacessíveis a estranhos. Como isso acontece? A partir de protocolos de codificação, que “embaralham” as informações e as tornam impossíveis de visualizar em dispositivos não autorizados.
Já os firewalls monitoram o tráfego entre o banco de dados do ERP e os setores que o utilizam. Fiscalizando o fluxo de informações, os ataques maliciosos são identificados e bloqueados automaticamente. Se você quiser, também pode estabelecer níveis de segurança.
Por fim, temos o controle de acesso. Ele determina quem pode ver o que. Não faz sentido, por exemplo, quem está no frente de caixa visualizar os documentos fiscais da empresa. Isso cabe à contabilidade e a equipe financeira. Com essa funcionalidade é possível saber quem e quando os dados foram verificados.
Qual é a grande vantagem de um ERP?
A principal vantagem desse tipo de sistema de gestão é a correlação de dados. Ao reunir informações sobre o frente de caixa, o setor administrativo e o setor financeiro, você saberá exatamente o que está acontecendo no seu negócio e poderá elaborar estratégias de vendas mais eficientes.
Veja como um sistema de gestão de vendas impacta seu negócio.
Escolhendo o ERP ideal para a sua empresa
Agora que você sabe o que é um ERP e quais são suas vantagens, talvez esteja considerando adotar essa ferramenta para o seu dia a dia de trabalho. Mas, pode onde começar?
A partir do porte da sua empresa. Micro e pequenas empresas não precisam de sistemas de gestão complexos. Já empresas de médio e grande porte, por possuírem um grande número de funcionários, fornecedores, produtos e processos, necessitam de um sistema de gestão à altura.
