Estar sempre em dia com as leis e os tributos é uma excelente forma de evitar sérios problemas, especialmente na hora de declarar o seu Imposto de Renda. E, melhor ainda, se for possível validar, por exemplo, a nota fiscal, de forma que seja possível afirmar a sua validade perante a justiça e ao fisco. Isso pode ser feito com um certificado digital para empresas.
Não sabe muito sobre o assunto? Então, continue a leitura e veja como essa ferramenta é importante para a sua empresa e seus negócios!
O que é um certificado digital?
O certificado digital é um tipo de arquivo eletrônico que tem como principal função garantir a autenticidade das operações realizadas pela empresa no meio digital, como a emissão de uma nota fiscal. É bastante comum que as empresas usem softwares e programas próprios da prefeitura da sua cidade para emitir uma nota fiscal ao cliente.
Por exemplo, quando você assina algum tipo de contrato ou documento, ali está certificado de que você autorizou aquela transação e que ela foi executada dentro do que manda a lei.
O certificado digital é como ter a sua própria assinatura digital. Ela tem total validade jurídica e, normalmente, é uma mistura de letras e números, algo que dificulta a cópia do seu certificado, evitando que outras pessoas se passem pela sua empresa e cometa fraudes em seu nome.
Qual é a importância de um certificado digital para empresas?
Não importa qual o tamanho da sua empresa ou mesmo que você seja um MEI (microempreendedor individual) sem funcionário. O certificado digital pode ser bastante útil para os seus negócios.
Ele consegue atestar para o setor de tributos do município, do estado e da união, que aquele documento tem validade, que aquelas informações ali presentes são verdadeiras. Além da emissão de notas fiscais, o certificado pode ser utilizado para os mais diversos objetivos, são eles:
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enviar algumas declarações que a receita possa pedir além da documentação normal;
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acessar o e-CAC;
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fazer a solicitação do registro de patentes e marcas no INPI (Instituto Nacional da Propriedade Industrial);
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ter acesso à Conectividade Social da CEF (Caixa Econômica Federal).
Além de oferecer maior segurança, ter um certificado digital também reduz consideravelmente a burocracia e o tempo para encaminhar uma documentação.
Além disso, fica muito mais fácil armazenar em pastas de acordo com a empresa ou com o mês de emissão. Essa organização ajuda e muito, tanto ao contador, como no caso de surgir problemas com o setor de tributos da cidade.
Qual tipo de certificado digital escolher?
Agora que você já sabe a importância do certificado digital para o seu negócio, é hora de escolher qual deles é o mais apropriado para o seu negócio.
Existem, basicamente, dois tipos de certificados digitais: o A1 e o A3. O A1 é um tipo de arquivo digital que fica armazenado no computador do próprio emissor, ou seja, no seu computador pessoal. Ele é ideal, por exemplo, para pessoas que trabalham em casa.
Já o certificado A3 fica disponível a partir de um token (como aqueles dos bancos) ou em um cartão. Ele pode ser usado em qualquer computador e o período de validade pode variar de um a três anos.
De modo geral, não existe exatamente um tipo de certificado melhor que o outro, mas sim um que seja mais compatível com as suas necessidades e as do seu negócio. Para saber a lidar com isso da melhor maneira, um boa opção é recorrer aos profissionais da área.
Quer saber mais sobre o certificado digital para empresas? Então, entre em contato conosco!
