No mercado, existem meios de usar a tecnologia e realizar, eletronicamente, tarefas que, antes, só eram feitas no papel. Isso ajuda a diminuir a burocracia dentro de uma PME.
Para melhorar os seus processos, um dos avanços da tecnologia é o certificado digital. E com o objetivo de auxiliar você a entender mais do assunto, vamos mostrar casos em que essa confirmação de autenticidade é obrigatória e, também, quais os benefícios dela para sua empresa.
Confira as dicas que separamos a seguir!
Conheça os casos de certificado digital obrigatório
O certificado digital funciona como uma assinatura eletrônica que identifica a quem pertencem determinadas informações. Por isso, para fazer algumas operações online, ele se tornou obrigatório. Veja casos em que essa assinatura digital é indispensável:
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entrega da Relação Anual de Informações Sociais (RAIS);
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entrega da Guia de Recolhimento do Fundo de Garantia do Tempo de Serviço e Informações à Previdência Social (GFIP).
Não hesite em solicitar um certificado digital
Ter um certificado digital não é tão difícil como alguns empreendedores imaginam. Para isso, você deve seguir alguns passos. Veja quais são:
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fazer uma solicitação a uma autoridade certificadora;
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encaminhar a solicitação no próprio sita da AC escolhida;
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comparecer, isto é, ir pessoalmente a uma autoridade de registro que a AC lhe indicou.
Após seguir esses passos e pagar as taxas necessárias, você receberá as informações de como baixar o certificado digital e utilizá-lo. Vale a pena lembrar que ele é de uso pessoal e não deve ser emprestado a outra pessoa.
Entenda os benefícios que os certificados digitais trazem
Agora que já sabe alguns dos casos em que o certificado digital é obrigatório e que solicitar um não é tão difícil como parece, você deve se concentrar nos benefícios que sua empresa terá ao utilizá-lo. Por isso, separamos algumas vantagens de investir nessa documentação. Confira:
1. Acompanhar a tendência tecnológica do mercado
Atualmente, o mercado tem investido, cada vez mais, na automatização dos processos dentro de uma empresa. Os documentos que só poderiam ser guardados de forma impressa, agora, são armazenados digitalmente.
Investir nisso faz com que você acompanhe a tendência do mercado e transmita uma sensação de modernidade para os seus clientes. Eles não vão sentir que estão negociando com uma empresa parada no tempo.
2. Agilizar a execução dos processos
Outra grande vantagem do certificado digital é o ganho de agilidade para executar as tarefas que, antes, demoravam muito para ser finalizadas.
A burocracia vai diminuir dentro da empresa. Como consequência disso, os processos serão mais rápidos e você vai economizar tempo.
3. Reduzir os custos
A partir do momento em que começar a emitir eletronicamente os documentos que eram feitos apenas de forma impressa, você poderá diminuir a quantidade de material que compra no seu escritório.
Dessa forma, muito papel será economizado. Os seus arquivos, dentro da empresa, serão menores, e isso resultará em uma economia de espaço, que poderá ser utilizado para outras coisas. Assim, você garante uma redução de custos significativa.
Por fim, tenha em mente que acompanhar a tendência tecnológica do mercado é uma excelente forma de se destacar em meio aos concorrentes. Além disso, você terá uma maior agilidade nos processos e não perderá tanto tempo com a burocracia.
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