Em 2019, a “guerra das maquininhas” chamou a atenção do mercado. O objetivo era incentivar o varejo de alto fluxo a apostar, cada vez mais, neste meio de pagamento. Afinal, 77% dos brasileiros possuem cartões de crédito e 52% utilizam a função débito

Este ano, o mercado de cartões deve crescer 24% no volume de transações, atingindo a marca de R$2,3 trilhões

O cenário otimista impulsiona a aquisição de maquininhas e contribui para o aumento das vendas. Porém, o empreendedor precisa estar preparado para trabalhar com esta tecnologia, conciliando as vendas no cartão diariamente. Caso contrário, poderá perder até 3% da sua receita todos os meses. Já imaginou o quanto isso representaria para a sua empresa no acumulado do ano?

Portanto, não se esqueça de conciliar suas vendas no cartão todos os dias, mantendo, com isso, um fluxo de caixa sempre saudável.

Para lhe ajudar nesta tarefa, explicamos, a seguir, como funcionam as vendas no cartão e como controlá-las. Ao final deste post, você encontrará uma planilha de conciliação de cartões gratuita, disponível para download. Leia atentamente as instruções e aproveite ao máximo esta ferramenta! 

 

Vendas no cartão: As operações por trás de cada transação

 

Para controlar melhor suas vendas no cartão, você precisa compreender as operações por trás de cada transação. 

Vamos começar pelas partes envolvidas. Toda operação com cartão engloba:

  • Bandeiras: responsáveis por coordenar o sistema de aprovação com o adquirente e emissor (Exemplo: Mastercard, Visa, American Express e afins);
  • Emissoras: além de emitir o cartão, definem os limites, aprovam as transações, emitem faturas e cobram os portadores (Exemplo: Nubank, Digio, Next, etc);
  • Adquirentes (ou operadoras): fornecem a base operacional, fazendo a comunicação do estabelecimento com a bandeira. São elas que alugam as maquininhas e repassam o valor das vendas descontando as tarifas. (Exemplos: Cielo, Stone, GetNet, entre outras);
  • Bancos: onde será depositado o valor das suas vendas, já descontadas as tarifas. 

 

Toda vez que seu cliente faz um pagamento com cartão, seu equipamento troca informações financeiras com as adquirentes, bandeiras e emissoras para autorizá-lo ou não.

Uma vez autorizado, a operadora cobrará uma taxa pelos serviços prestados. No caso:

  • Aluguel da máquina
  • Taxa do cartão (que pode variar se a venda for no crédito ou débito)
  • Taxas de antecipação 
  • Taxa de parcelamento 

 

Outro ponto importante é o prazo de pagamento. Nas vendas à vista o prazo é de 1 dia. Mas, no crédito o valor líquido pode demorar 30 dias para cair na sua conta. 

 

A importância da conciliação de cartões

 

Como vimos, do ponto de vista operacional, uma venda no cartão é bem mais complexa do que parece ser.

Nenhum detalhe pode passar despercebido, pois poderá implicar em perdas financeiras.

Às vezes, os sistemas das operadoras falham, cobrando taxas indevidas, que não estavam em contrato.

Além disso, muitos bancos e adquirentes agrupam todas as receitas do dia em uma única movimentação, dificultando o entendimento dos valores pagos. 

O controle é ainda mais desafiador no varejo de alto fluxo que, como o nome já sugere, realiza um grande volume de vendas diariamente. Fazem parte desse grupo: supermercados, drogarias, bares, restaurantes e lojas de roupas.  

A conciliação de cartões é importante para:

  • Prever o quanto vai receber de verdade, descontando as taxas do cartão;
  • Identificar os valores repassados por data, simplificando a gestão de contas a receber;
  • Controlar se o valor descontado das taxas bate com o previsto em contrato. (Veja o que fazer quando as vendas no cartão não batem);
  • Facilitar a leitura do extrato bancário, diferenciando transferências de repasses;
  •  Identificar erros na operação, como vendas duplicadas e cancelamentos não previstos

 

 

Planilha de conciliação de cartões: Instruções de uso

 

Ótimo! Agora vamos ao momento que você tanto esperava: a planilha de conciliação de cartões.

Para utilizá-la, siga o seguinte passo a passo:

 

1. Na aba “taxas e prazos” inclua o nome de cada adquirente contratado pela sua empresa e as taxas cobradas por elas. Informe, também, o prazo de pagamento para transações via débito, crédito à vista, crédito parcelado e vale refeição, se for o seu caso.

 

2. Na aba “vendas e repasses”, você deverá adicionar:

  • Data da venda
  • Valor da venda
  • Nº de parcelas
  • Adquirente
  • Bandeira
  • Tipo de operação
  • Taxa (quantos % é descontado do valor da venda)
  • Data prevista para o recebimento
  • Valor da 1ª parcela 
  • NSU (Número Sequencial Único, gerado para identificar a transação)
  • Autorização (código de 5 ou 6 números, gerado pelo banco emissor para validar e aprovar uma venda)
  • Banco

 

As colunas, “valor da taxa”, “valor líquido” e “valores das demais parcelas” serão preenchidas automaticamente.

Ah, e não podemos esquecer outro ingrediente: sua dedicação e comprometimento.

O controle das vendas no cartão precisa ser diário e minucioso. Nossa indicação é preencher a planilha assim que a venda for realizada ou no final do dia, após o fechamento de caixa. 

Mas, se tudo isso lhe parece trabalhoso demais, então considere investir em um sistema de conciliação automática, que eliminam o trabalho manual, conciliando, sozinhos, todas as suas vendas. 

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