Os desafios de um representante externo são grandes: além de captar e desenvolver oportunidades de negócios com clientes fora da empresa, é preciso ter proatividade e, acima de tudo, organização e planejamento!

Definir a ordem das visitas e as melhores rotas para evitar gastos desnecessários é importante tanto para o vendedor, que precisa otimizar seu tempo, quanto para a companhia, que busca aprimorar o uso de recursos.

Por isso, nossa equipe preparou uma Planilha de Controle de Visitas para ajudar a sua empresa a melhorar esse gerenciamento e definir ações estratégicas. Além disso, trazemos dicas para manter a eficiência do time mesmo em tempos de pandemia!

 

Controle financeiro

 

Fazer o cálculo dos recursos utilizados durante uma visita externa é fundamental para manter o controle das despesas da empresa. É preciso estar atento aos reais custos da operação – e buscar formas de otimizá-la. Afinal, eles também farão parte do valor final cobrado pelo produto/serviço!

Por isso, o ideal é instruir seus vendedores a sempre anotar a quilometragem percorrida em cada visita. Mesmo que a diária externa envolva múltiplos clientes, é aconselhável que cada trecho seja especificado individualmente. Assim você tem uma visão mais precisa do trajeto percorrido e compradores atendidos. 

Esse controle é ainda mais importante se o atendimento for realizado com veículo próprio do funcionário e houver necessidade de reembolso do valor do combustível, por exemplo. É preciso, ainda, lembrar que o trajeto entre a localização do cliente e o retorno à casa do colaborador ou empresa também deve fazer parte do controle!

 

Planilha de controle de visitas – o que vou encontrar no modelo?

 

Ao baixar nossa planilha, você poderá preencher as seguintes informações: 

 

  • Dados do vendedor externo: nome, matrícula, cargo, cidade/região atendida e período das visitas;
  • Descritivo dos atendimentos: data; motivo da visita; origem (local de partida); local/cidade visitada; quilômetros rodados; e observações pertinentes;
  • Informações do veículo utilizado: marca e modelo; placa e cor – independente se for próprio do colaborador ou da empresa;
  • Valor da visita: você ainda poderá conferir uma estimativa do custo por trecho percorrido. Levamos em consideração o preço médio do litro da gasolina na cidade de Curitiba em julho de 2021 – em torno de R$ 5,20. 

 

Como o arquivo é aberto para edições, você poderá manter uma planilha de controle para cada vendedor externo!

 

Preencha o formulário abaixo e baixe agora a sua planilha!

 

Como otimizar as saídas à campo?

 

Se estamos pensando em formas para melhor usar os recursos financeiros e o tempo dos seus vendedores, o primeiro passo é fazer um bom planejamento para as ações!

Para isso, organize todas as visitas que precisará realizar em um dia de acordo com a proximidade dos clientes. Sabemos que nem sempre isso é possível (reuniões dependem de disponibilidade de horários), mas é uma boa forma de economizar tempo!

Aplicativos como o Google Maps permitem não apenas a pesquisa dos endereços, mas principalmente a criação de rotas detalhadas. Você poderá definir os pontos de partida, chegada e paradas entre eles. Se tiver uma conta Google cadastrada, é possível salvar o roteiro para uso mesmo sem internet (offline), ou enviá-lo direto para o seu smartphone. Clique aqui para conferir o passo a passo!

 

E como ficam os atendimentos em tempos de pandemia?

 

Não podemos negar que a pandemia afetou profundamente as atividades dos vendedores externos. As medidas de prevenção e isolamento social tiraram das agendas as possibilidades de reuniões presenciais. Além disso, com quase todas as companhias adotando o trabalho remoto, mandar profissionais às ruas não é recomendado.  

Nesse cenário, a tecnologia virou a grande aliada das organizações. Atendimentos pelo WhatsApp entraram de vez para a rotina, bem como as reuniões virtuais por vídeo. Por isso, adaptabilidade é a nova palavra de ordem! O ideal é transformar folders, informativos e demais materiais impressos em versões digitais, como apresentações de slides, imagens, e-mails marketing, entre outros. 

Outra importante ferramenta é o LinkedIn! Pelo foco profissional, a rede social é um bom caminho para encontrar contatos em empresas que podem se tornar oportunidades de negócio, bem como para manter contato com clientes.

 

Leia também: Lucrando na internet: Como vender pelo WhatsApp

 

Visitas a potenciais clientes: é preciso ser assertivo!

 

Um time de vendas externas tem como principais habilidades a proatividade, poder de observação e reconhecimento das necessidades do cliente quanto ao seu produto/serviço. Afinal, é fora do ambiente da empresa que serão encontradas e captadas as oportunidades de negócio.

Mas essa busca por novos clientes em potencial não pode acontecer a esmo. Assertividade é a chave não só para otimizar os custos operacionais, mas também para buscar compradores que realmente estejam à procura do que você tem a oferecer!

Por isso, sua empresa pode contar com ferramentas específicas para Prospecção Qualificada de Clientes. Por meio da análise do perfil de compradores que você já atende ou quer atender, é realizado um levantamento detalhado daqueles que podem ser tornar oportunidades reais.

Entre as principais estratégias, destacamos as seguintes:

 

BUSCA POR CNAE – Classificação Nacional de Atividades Econômicas

Identifica clientes Pessoa Jurídica interessados em adquirir os produtos ou serviços que você oferece através de:

 

  • Segmentação por ramo de atuação, região e tamanho da empresa;
  • Dados cadastrais e de comportamento financeiro;
  • Geração de leads qualificados;
  • Informações a nível nacional disponíveis em bancos de dados públicos.

 

BUSCA POR NCMNomenclatura Comum do Mercosul

 

Estudos para entender os caminhos que os produtos fazem em território nacional através de análises de transações com Nota Fiscal Eletrônica (Nfe):

 

  • Quem compra, quem vende e regiões preponderantes;
  • Fatia e tamanho de mercado ocupado pela sua empresa (Market Share e Size);
  • Importações e exportações do produto que você comercializa.

 

Com essas informações, a sua equipe pode direcionar com mais precisão as ações de marketing e vendas. Afinal, estamos tratando da identificação dos públicos-alvo mais adequados para o seu objetivo comercial!

 

 

Venda mais com a Inteligência de Mercado ACP!

 

A Inteligência de Mercado ACP é uma ferramenta estratégica que encontra as melhores oportunidades de negócio para a sua empresa.

Analisamos dados públicos e de birôs de crédito para detectar quem compra e quem pode comprar seu produto. Além disso, observamos transações com Nota Fiscal Eletrônica, em especial o NCM, para identificar quem adquiriu recentemente mercadorias similares à sua. Pelo CNAE, descobrimos quais empresas e segmentos estão interessados em adquirir o que você vende. 

 

Quer montar sua lista de prospecção e decolar suas vendas? Preencha o formulário disponível neste link e aguarde o contato de um de nossos consultores!

 

Confira também:Baixe agora: planilha de prospecção de clientes

 

Referência: AmoCRM

ACP

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